Geschäftsprozesse digitalisieren – die papierlose Buchhaltung
Geschäftsprozesse zu digitalisieren scheint für viele – vor allem traditionelle – Betriebe ein Dorn im Auge: Digitalisieren, „weil es andere eben auch machen“. Das muss zwingend nicht sein. Denn wem klar ist, dass die Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern durchaus Mehrwert bietet, der sieht Chancen statt Ärgernisse. Beliebt sind derzeit alle möglichen Projekte, weil sie das Label „digital“ besitzen. Doch muss man sich als Unternehmer überlegen, in welchen Geschäftsbereichen Optimierungsbedarf herrscht und wo digitalisierte Lösungen eine sinnvolle Erweiterung der Praxis darstellen.
Das papierlose Büro ist ein gern genutztes Schlagwort in der Digitalisierungs-Debatte. Wir werden konkreter und erklären Ihnen, wie Sie Geschäftsprozesse digitalisieren – anhand des Beispiels Buchhaltungssoftware. Warum sich die papierlose Buchhaltung lohnt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was für Buchhaltungssoftware spricht
Schnellere, effizientere Abwicklung
Statt zuvor viele Umschläge vorzubereiten, können Dokumente digital überprüft und weitergeleitet werden. Verantwortliche können Rechnungen nun schneller lesen, abnehmen und bezahlen.
Genaue Dokumentation möglich
In einem größeren System liegen alle geordneten Rechnungen ab und sind für jeden zuständigen Mitarbeiter jederzeit einsehbar.
Schutz der Umwelt
Die Natur profitiert: Rohstoffe werden geschont und es entsteht weniger Papiermüll.
Zugang ist nicht mehr ortsgebunden
Ob Chef, Mitarbeiter, Steuerberater: mit einem eingerichteten und autorisierten Zugang kann jeder von seinem beliebigen Standort aus auf das Dokument zugreifen – mit seinem Smartphone, Tablet oder Laptop.
Einsparen von Betriebs- und Personalkosten
Die Kosten für Papier werden auf ein Minimum reduziert – und Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Projekte.
Ein analoger Prozess
In der Buchhaltung wie in anderen Bereichen wird heute noch sehr analog gearbeitet. Buchhalter drucken die Papierdokumente aus, prüfen und stempeln sie ab, um sie händisch an den Vorgesetzten zu übergeben. Dieser Aufwand wirkt überschaubar. Doch je größer ein Betrieb, desto länger sind die Handlungsketten.
Ein Zulieferer erhält eine Zahlung: Ausgedruckte Kopien der Rechnungen werden vorbereitet, einzeln verpackt, beschriftet, um diese zum Chef, zum Steuerberater und letztendlich zum Zulieferer selbst zu senden. Das kostet neben Porto auch wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter, die die Post schließlich öffnen und in ein Aktenarchiv einordnen.
Papierlos buchhalten
Heute setzen Unternehmen vermehrt auf papierlose Buchhaltung. Via Online-Bestellformular wird eine Rechnung erstellt, die am Computer direkt geprüft wird. Im Anschluss kann das Dokument über ein digitales Buchhaltungssystem für alle weiteren Zuständigen verfügbar gemacht werden – unabhängig vom Standort der beteiligten Personen. Abnahme und Zahlung erfolgen von der Geschäftsführung direkt.
Übrigens: Diese Buchhaltungssysteme können auch Teil einer größeren Softwarelösung, etwa eines Projektmanagement-Tools oder eines CRM-Systems, sein.
Hinter jeder Optimierung steht eine Digitalstrategie
Es gibt viele Wege, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren – auf jedes Unternehmen haben diese Optimierungen einen Einfluss auf die Wertschöpfung. Das papierlose Büro wäre daher Teil einer übergeordneten Digitalstrategie. Sie interessieren sich für Förderungen von Digitalisierungsprozessen? Lesen Sie unseren Artikel dazu.
