Projekte im Überblick behalten mit „Trello“

Gelungenes Projektmanagement ist eine Frage der Planung und Übersicht. Wer zu welchem Zeitpunkt was zu erledigen hat und wann die nächste Deadline ist, ist bei komplexeren Projekten nicht immer direkt zu überblicken. Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag das kostenlose Tool „Trello“ vor, mit dem Sie Ihre Projekte gliedern können (und auf einen Blick eine Gesamtübersicht erhalten).

„Trello“ ist ein onlinebasiertes Programm: mit wenigen Klicks einsatzbereit und benutzerfreundlich. Nach einer kurzen Registrierung mit Ihrer Mail-Adresse können Sie starten.

Das Tool arbeitet mit Hilfe von sogenannten „Boards“, das heißt konkret: Auf dem Bildschirm werden sogenannte Listen und Karten angezeigt, die sich am besten mit Zetteln auf einer Flipchart vergleichen lassen. Sie laden zu Beginn alle verantwortlichen Team-Mitglieder per Email auf Ihr „Trello-Board“ ein und jeder mit Internetanschluss hat sofort von überall Zugriff darauf.

Nun kann jedes Team-Mitglied Listen und Karten anlegen. Das können beispielsweise klassische To-Do Listen sein: Teilen Sie Zuständigkeiten für einzelne Aufgaben ein, wird der entsprechende Mitarbeiter per Email benachrichtigt und verpasst keine Aufgaben mehr. Setzen Sie Deadlines zum Erfüllen der Aufträge, werden Sie automatisch benachrichtigt, wenn der Termin näher rückt. Dokumente aller Art (Rechnungen, Auftragspapiere, Bestellungen, usw.) können hochgeladen werden, sodass jeder Einsicht hat und auf dem neuesten Stand ist. Je nach Fachbereich und Profession kann eine Einteilung nach Aufträgen oder Kunden oder zukünftigen Projekten sinnvoll sein.

Das Projektmanagement-Tool „Trello“ ist vielseitig verwendbar: Klassische ToDo-Listen oder Personaleinsatz-Planung für die kommenden Wochen sind nur zwei Beispiele für die vielseitigen Nutzungsmöglichkeiten. Oft reicht die freie Version auf www.trello.com für kleine bis mittelgroße Betriebe aus, je nach Board- und Team-Anzahl.

Wie sie Ihre Mitarbeiter motivieren, sich an solchen Neuerungen aktiv einzubringen, lesen Sie hier.

Schritt für Schritt mit „Trello“ arbeiten:

Ein Board anlegen und Listen bilden, die thematisch oder organisatorisch gegliedert sind.

Die einzelnen Karten einer Liste mit allen nötigen Infos „füttern“, zum Beispiel mit einer Checkliste oder Beschreibungen.

Setzen Sie Ihren Aufgaben entsprechende Fristen, um nichts mehr zu verpassen und laden Sie Dokumente zum gemeinsamen Gebrauch hoch.

Letztlich empfiehlt es sich, eine Liste mit erledigten Aufgaben einzurichten, wo abgeschlossene Projekte abgelegt werden können, bevor man sie archiviert.