Was eine Projektmanagement-Software leistet – und was nicht
Wer kennt es: lange Meetings, ungenaue Briefings, keine Klarheit der Zuständigkeiten im Projekt. Die Liste an herausfordernden Situationen in der Zusammenarbeit ist ebenso lang wie bekannt. Aufgaben organisieren, verwalten, auf Änderungen reagieren, terminliche Verpflichtungen einhalten und sich mit Beteiligten absprechen – diese Punkte sind im Projekt die großen Hürden. Im selben Zug steigt die Nutzung sogenannter Projektmanagement-Software. Zugegeben: Damit lösen sich nicht alle Schwierigkeiten in Luft auf. Sie können aber vieles vereinfachen. In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten von Projektmanagement-Tools sowie eine Liste an etablierten Systemen.
Worin unterstützt die Software
PM-Tools helfen, Projektziele zu erreichen. Sie machen Kostenverläufe, Aktivitäten und Fortschritte in einheitlicher Form sichtbar. Kurzum: Sie fördern die Transparenz und die Übersicht in Projekten. Da Softwarelösungen für Projektmanagement oft sehr umfassend sind, werden im Folgenden die am meisten genutzten Funktionen betrachtet.
Fast ein Viertel der Anwender nutzt Projektmanagement-Software für sein Zeitmanagement, darauf folgt die Verwaltung von Aufgaben und von Dokumenten. Diese sind bei der täglichen Verwendung eines Projektmanagement-Tools eng miteinander verzahnt:
Für jede Aufgabe innerhalb eines Projektes kann der zeitliche Aufwand bis hin zur Deadline in den meisten Systemen vermerkt werden. Projektmanager erhalten eine Übersicht über die Auslastung jedes Mitarbeiters und weisen gezielt die Aufgaben an Mitglieder mit freien Kapazitäten zu. Durch Zeiterfassung wird der tatsächliche Arbeitsaufwand einer Aufgabe festgehalten.
Vom zugeteilten Job aus werden geleistete Stunden ins Rechnungs- bzw. Buchungssystem geleitet. Außerdem erlauben viele Systeme das Anfügen von Dokumenten, Bildmaterial etc. – das erleichtert die Dokumentation der Tätigkeiten und sammelt das relevante Arbeitsmaterial zentral am Job.
Es gibt PM-Tools, die zahlreiche Erweiterungen und Funktionen besitzen. Erweiterungen werden benötigt, wenn Sie das papierlose Büro umsetzen möchten. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren.
Was die Software nicht leistet
Ein Projektmanagement-Tool, das zu Ihnen passt, kann immensen Einfluss auf viele Geschäftsprozesse haben. Sind Ihre Mitarbeiter geschult, können diese schnell und effizient mit dem Tool arbeiten. Hat ein Entscheider den Nutzen eines Tools erkannt und die Software implementiert, so beginnt der Einarbeitungsprozess.
Das Tool leistet weder die Überzeugungsarbeit, noch legt sie den konkreten Arbeitsablauf fest. Am anfänglichen Beispiel des ungenauen Briefings werden die Leistungen eines PM-Tools deutlich: Durch die Aufgabenverwaltung erhalten Chef und Mitarbeiter eine Übersicht – indes kann ein Briefing in Textform genau dem Job zugeordnet werden. Man kann nachvollziehen, welche Aufgabe auf welche Weise auszuführen ist, doch auch nur, wenn eine Aufgabe klar formuliert festgehalten wurde. Kommunikationsfähigkeit und technisches Verständnis sind elementar bei der Verwendung eines Projektmanagement-Tools.
Haben die Mitarbeiter den Mehrwert der Software verstanden & entsteht ein Nutzen für den Einzelnen?
In erster Linie entscheiden Unternehmen sich aus wirtschaftlicher Sicht für neue Methoden. Das Tool spart womöglich Zeit und Kosten – doch was zieht der Mitarbeiter davon für einen Nutzen? Lassen Sie Mitarbeiter am Sinn der Einführung teilhaben und verdeutlichen Sie die individuellen Vorteile.
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